PENDAHULUAN KEARSIPAN

PENDAHULUAN

Selama ini, arsip sering dipahami dengan suatu pengertian yang sempit. Tidak jarang arsip hanya dipahami sebagai suatu duplikasi dari sebuah surat, pertinggal ataupun tindasan. Bahkan tidak jarang setiap mendengar kata arsip yang terlintas adalah tumpukan kertas-kertas yang tidak pernah digunakan dan berdebu. Demikian halnya dengan manajemen kearsipan hanya dipahami hanya sebatas penyimpanan dan pemusnahan arsip.

Agar dalam membicarakan masalah kearsipan tidak terjadi suatu penyimpangan pemahaman, kiranya perlu untuk dikemukakan pengertian arsip yang benar. Secara umum arsip dapat diartikan sebagai suatu bentuk informasi yang terekam (recorded information), dalam hal ini termasuk pengertian tercatat. Berarti setiap bentuk perekaman/pencatatan informasi dalam hubungan dengan kegiatan organisasi atau perorangan dapat dikatakan sebagai arsip.

Dilihat asal katanya arsip atau yang dalam bahasa Belanda disebut archief berasal dari bahasa Yunani, Arche yang berarti permulaan. Kemudian dari kata tersebut berkembang menjadi ta archia yang berarti catatan. Selanjutnya kata ta archia berubah menjadi kata archeon yang berarti gedung pemerintah.

Maka, blog ini akan membahas tentang materi kearsipan yang lebih rinci untuk siswa SMK Administrasi Perkantoran. Semoga tulisan-tulisan ini bermanfaan bagi penulis dan pembaca.  

PENGERTIAN ARSIP DAN KEARSIPAN

PENGERTIAN ARSIP DAN KEARSIPAN

Arsip dan kearsipan merupakan dua hal yang berbeda, namun kedua kata tersebut sudah sangat sering kita jumpai dalam kegiatan administrasi perkantoran, khususnya pada bidang kearsipan. Lalu apa yang membedakan arti kata keduanya?. Berikut ini akan dijabarkan pengertian Arsip dan Kearsipan.

A.  Pengertian Arsip 

Berdasarkan asal usul kata (Etimologis), kata 'arsip' jika ditinjau dari berbagai bahasa  adalah sebagai berikut:

1.             Bahasa Yunani, arsip disebut archium yang berarti peti untuk menyimpan sesuatu

2.             Bahasa Latin, arsip disebut felum (bundel) yang artinya tali atau benang

3.           Dalam bahasa Inggris, disebut archieve, artinya kumpulan warkat, record  artinya catatan, dan file yang berarti sekumpulan informasi/warkat.

4.             Bahasa Belanda, archief artinya warkat.

5.             Dalam bahasa Jerman, disebut archivalen artinya warkat.

Berdasarkan pengertian berbagai bahasa diatas, dapat disimpulkan bahwa arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, kertas film, media komupter, dan lain-lain yang disimpan dalam suatu aturan tertentu sehingga mudah menemukan apabila diperlukan.

Sedangkan Menurut Pasal 1 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Suatu warkat/dokumen baru dapat dikatakan arsip bila memenuhi syarat sebagai berikut:

1.         Mempunyai arti

2.         Mempunyai kegunaan

3.         Disimpan dengan teratur

B.  Pengertian Kearsipan

Sedangkan kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu, sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan mudah dan cepat.

Penyelenggaraan kearsipan dilakukan dengan tujuan sebagai berikut:

1.         Agar arsip terpeliharan dengan baik

2.         Mudah menemukan kembali arsip yang dibutuhkan dengan cepat

3.         Menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam pencariannya

4.         Menghemat tempat penyimpanan arsip

5.         Menjaga Kerahasiaan arsip

6.         Menjaga kelestarian arsip

    7.        Menyelamatkan arsip yg berisi informasi penting baik bagi perusahaan, masyarakat/negar.

Untuk menyimpan arsip dapat dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan arsip yang sudah dikenal secara luas, terdapat lima jenis penyimpanan arsip, sistem penyimpanan arsip tersebut meliputi sistem abjad, sistem masalah, sistem nomor, sistem tanggal, dan sistem wilayah.

Pemilihan Sistem Penyimpanan Arsip Yang Sesuai

Pemilihan Sistem Penyimpanan Arsip Yang Sesuai 

Setiap kantor/instansi ruang lingkup pekerjaanya tidak akan sama dengan kantor yang lain. Jenis surat yang di urus pun beragam, sesudai dengan dengan bidang pekerjaan yang dilakukan. Contohnya, arsip-arsip di departemen Kesehatan pasti akan berbeda dengan arsip di departemen Pendidikan. Arsip di Perusahaan swasta akan berbeda dengan arsip di lingkungan sekolah. Bahkan dalam suatu kantor yang mempunyai bagian-bagian/unit kerja berbeda juga tidak sama jenis arsipnya, ada unit kepegawaian, pemasaran, produksi, keuangan, dan lain sebagainya, pasti akan berbeda meskipun pada perusahaan yang sama.

Sistem penyimpanan arsip dikatakan baik apabila memenuhi kriteria-kriteria berikut ini.

1.        Mudah dilaksanakan dan digunakan
2.        Hemat tenaga dan peralatan
3.        Hemat waktu dan biaya
4.        Sederhana
5.        Fleksibel dan mudah dikembangkan
6.        Sesuai dengan fungsi dan tugas pokok organisasi

Seperti telah diterangkan sebelumnya, pada dasarnya semua sistem penyipanan arsip sama baiknya. Namun tidak ada salahnya kita simak hal berikut sebelum memilih sistem penyimpanan arsip yang akan digunakan. Berikut beberapa kriteria dalam penyimpanan arsip:

1.        Sistem abjad cocok digunakan untuk kriteria berikut ini.

a.         Arsip yang ditangani menyangkut tentang kepegawaian. Arsip kepegawaian ini lebih mudah dan lebih sering dicari berdasarkan nama pegawai. Contoh: unit kepegawaian

b.         Untuk menyimpan arsip nama pelanggan atau nama keanggotaan. Contoh: Perpustakaan, Bank.

2.        Sistem subjek cocok digunakan apabila

a.         Kantor/instansinya besar, baik dari segi gedungnya maupun dari ruang lingkup pekerjaanya,

b.        Sistem pengelolaan kearsipan yang digunakan oleh suatu instansi/kantor adalah sentralisasi (terpusat) dan campuran. Kantor instansi yang menggunakan sentralisasi dalam pengelolaan kearsipan berarti semua surat baik aktif maupun in aktif dikelola oleh suatu unit kearsipan sebagai pusatnya. Dengan demikian surat-surat yang dikelola tentunya merupakan surat-surat yang beraneka ragam. Misalnya, ada arsip tentang unit kepegawaian, keuangan, pemasaran, dan sebagainya.  Tetapi jika menggunakan sistem desentralisasi, sistem subjek kurang sesuai, karena setiap unit kerja menangani arsipnya sendiri-sendiri, dan arsip yang dikelolanya adalah menyangkut unit kerjanya saja. Misalnya bagian kepegawaian hanya mengurus tentang arsip kepegawaian saja.

3.        Sistem Tanggal cocok digunakan, apabila menyangkut masalah keuangan, karena pada umumnya pencatatan keuangan dilakukan berdasarkan transaksi yang terjadi setiap hari, setiap bulan, setiap tahun, dan sebagainya. sehingga bukti-bukti juga disusun secara berurutan berdasarkan tanggal. Contoh: Bagian keuangan.

4.        Sistem Wilayah cocok digunakan apabila.

a.         suatu perusahaan mempunyai kantor cabang di berbagai daerah. Contoh: perusahaan transportasi dan Bank.

b.         suatu perusahaan mempunyai bidang-bidang tugas yang berkaitan dengan luar negeri. Contoh: perusahaan ekspor-impor.

c.          suatu perusahaan yang mempunyai daerah pemasaran yang cukup luas di seluruh daerah. Contoh: Kantor pos, Jasa titipan kilat, dan sebagainya.

5.        Sistem Nomor

cocok digunakan apabila suatu kantor yang penanganan suratnya banyak menggunakan nomor identitas sebagai suatu ciri atau tanda yang melekat pada suatu nama.
contoh:

a.         Rumah Sakit           : No. Identitas pasien

b.         Kantor Pos              : No. Kode Pos

c.         Bank                       : No. Rekening

d.        Perguruan Tinggi    : No. Induk Mahasiswa

e.         PLN                        : No. Rekening Listrik

Macam-Macam Peralatan Kearsipan

Macam-Macam Peralatan Kearsipan

                                             1. Filling cabinet

Filling Cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berderet kebelankang. Filling berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.

2. Rotary Filling (alat penyimpanan berputar)  

     Rotary Filling adalah semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari behan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral

     3.   Lemari arsip

Lemari arsip adalah lemari tempat penyimpanan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari arsip dapat terbuat dari kayu atau besi yang dilengkapai dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau menggunakan kaca.Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukan kedalam ordner atau dengan cara ditumpuk mendatar (horizontal) dengan terebih dahulu arsip dimasukan ke map.

  

 
4.        Rak Arsip
Rak Arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara laletral (leteral). Arsip-arsip yag akan di simpan di   rak terlebih dahulu dimasukan kedalam ordner atau kotak arsip. Odner atau kotak arsip ditempatan dirak arsip sehingga tampak punggung dari odner atau kotak arsip, yang bergua untuk menempatkanlabel/judul dari arsip yang ada didalamnya. Rak arsip tebuat dari besi ataupun kayu.

                                                   
  

                                                         5.        Map arsip

Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton atau plastik untuk menyimpan arsip. Arsip  yang disimpan tidak terlalu banyak sekitar 10-50 lembar. Berikut ini ada bebeapa macam-macam jenis map :

a.  Stopmap folio,

yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya.  Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada didalam agar tidak jatuh.

b.  Map Snelhecter,

yaitu map yang mempunyai penjepit ditengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang surat yang ada dilama digunakan penjepit. Arsip yang disimpan pada umunnya yang bersifat inaktif tetapi juga bisa menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan didalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator.

c.  Folder

yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa liapatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukan kedalam kotak secara vertikal

Map ini mempunyai tab (bagian yang menonjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada didalam folder tersebut.

  

 

d. Hanging folder,

yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filling cabinet. hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada didalamnya.

  

6.        Ordner

 Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit. Arsip akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.

    7.   Guide

Yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/ pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide diletakan didepan folder jika penympanannya menggunakan filling cabinet, atau dapat jg didepan arsip jika penyimanan menggunakan odner atau map snelhecter.

8.        Stapler

        Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler digerakan dengan menggunakan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru berfungsi apabila diisi dengan staples. Stapler dan staples terbuat dari bahan logam sehingga cukup kuat.

      9.      Perforator

Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu.  Perforator di gerakan dengan tenaga manusia. Cara kerja komponennya mekanis. Perforator membuat lubang denga diameter 5mm. Perforator terbuat dari logam.

10.  Numerator

          Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Adapun cara kerja numerator adalah sbb:

1.  Beri tinta pada bantalan huruf numerator
2.  Atur nomor awal
3.  Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator.

11. Kotak/box

Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya tebuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan kedalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet kesamping).

      12.  Alat sortir

Alat sortir adalah alat yang digunakan memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses dikirimkan dan disimpan kedalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai bergam bentuk dan bahan. Ada  yang berbentuk rak, kotak bertingkat dan sebagainya.

      13.    Label

             Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/ folder yang biasa diletakan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari kertas dengan berbagai ukuran dan mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan label pada tempat yang diinginkan.

  

14.   Tickler file

   Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip berbetuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo namun demikian, tickle file bisa saja digunakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu kepustakaan. 

15.    Cardex

Cardex (card indeks) cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.alat ini terbuat dari bahan besi baja dan kayu.

         16.  Rak/ laci kartu

            Rak/ laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

SOAL MATERI KEARSIPAN

SOAL MATERI KEARSIPAN

1.    Secara etimologis pengertian arsip berasal dari bahasa Yunani adalah……

1.        Archium yang berarti peti untuk menyimpan sesuatu
2.        Felum (bundel) yang artinya tali atau benang
3.        Archieve, artinya kumpulan warkat
4.       Archief artinya warkat

2.    Undang-undang tentang kearsipan yaitu nomor…

            a.       Pasal 1 UUD nomor 44 tahun 2009

            b.      Pasal 2 UUD nomor 45 tahun 2009

            c.       Pasal 1 UUD nomor 43 tahun 2009

            d.      Pasal 2 UUD nomor 43 tahun 2009

3.    Suatu warkat/dokumen baru dapat dikatakan arsip bila memenuhi syarat sebagai berikut, kecuali…..

                      a.        Mempunyai arti

                      b.      Mempunyai kegunaan

                      c.       Disimpan dengan teratur

                      d.      Disimpan di amplop

4.    Penyelenggaraan kearsipan dilakukan dengan tujuan…..

           a.       Supaya dokumen-dokumen tidak cacat

           b.      Dokumen-dokumen tidak kusut

           c.       Agar arsip terpeliharan dengan baik

           d.      Agar arsip tidak kotor

5.    Berikut beberapa jenis penyimpanan arsip, kecuali….

   a.         Sistem abjad

   b.        Sistem nomor

   c.         Sistem numeric

   d.        Sistem tanggal

6.    Sistem abjad cocok digunakan untuk criteria dibawah, kecuali…

         a.       Perustakaan

         b.      Bank

         c.       Unit kepegawaian

        d.      Kemendikbud

7.    Apabila suatu perusahaan mempunyai kantor cabang di berbagai daerah, maka dalam menyimpan arsip sebaiknya menggunakan sistem….

         a.       Sistem tanggal

         b.      Sistem wilayah

         c.       Sistem nomor

        d.      Sistem abjad

8.    Alat arsip yang berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif disebut…

        a.       Rotary cabinet

        b.      Lemari arsip

        c.       Box arsip

        d.      Filling cabinet

9.     Gambar disamping adalah alat arsip yang dinamakan…

a.         Snelhecter

b.        Filling cabinet

c.         Perforator

d.        Rotary cabinet  

10.    Kegunaan dari Tickler file adalah….

              a.         Menyatukan sejumlah kertas

b.        Untuk melubangi kertas/kartu

c.         Untuk menyimpan kartu nama atau kartu kepustakaan

d.        Menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci

      

  Jawablah soal-soal essay dibawah ini dengan benar!

      1.      Sistem penyimpanan arsip dikatakan baik apabila memenuhi 6 kriteria, sebutkan!

      2.      Jelaskan pengertian arsip menurut UUD yang bersisi tentang kearsipan!

      3.      Jelaskan perbedaan stopmap folio, folder, dan snelhecter!

      4.      Sebutkan kegunaan dari kartu indeks!

      5.      Sebutkan nama dan jelaskan kegunaan dari alat-alat arsip dibawah ini

             a.    Gambar 1                                                    b. Gambar 2