PENGERTIAN ARSIP DAN KEARSIPAN

PENGERTIAN ARSIP DAN KEARSIPAN

Arsip dan kearsipan merupakan dua hal yang berbeda, namun kedua kata tersebut sudah sangat sering kita jumpai dalam kegiatan administrasi perkantoran, khususnya pada bidang kearsipan. Lalu apa yang membedakan arti kata keduanya?. Berikut ini akan dijabarkan pengertian Arsip dan Kearsipan.

A.  Pengertian Arsip 

Berdasarkan asal usul kata (Etimologis), kata 'arsip' jika ditinjau dari berbagai bahasa  adalah sebagai berikut:

1.             Bahasa Yunani, arsip disebut archium yang berarti peti untuk menyimpan sesuatu

2.             Bahasa Latin, arsip disebut felum (bundel) yang artinya tali atau benang

3.           Dalam bahasa Inggris, disebut archieve, artinya kumpulan warkat, record  artinya catatan, dan file yang berarti sekumpulan informasi/warkat.

4.             Bahasa Belanda, archief artinya warkat.

5.             Dalam bahasa Jerman, disebut archivalen artinya warkat.

Berdasarkan pengertian berbagai bahasa diatas, dapat disimpulkan bahwa arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, kertas film, media komupter, dan lain-lain yang disimpan dalam suatu aturan tertentu sehingga mudah menemukan apabila diperlukan.

Sedangkan Menurut Pasal 1 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Suatu warkat/dokumen baru dapat dikatakan arsip bila memenuhi syarat sebagai berikut:

1.         Mempunyai arti

2.         Mempunyai kegunaan

3.         Disimpan dengan teratur

B.  Pengertian Kearsipan

Sedangkan kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu, sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan mudah dan cepat.

Penyelenggaraan kearsipan dilakukan dengan tujuan sebagai berikut:

1.         Agar arsip terpeliharan dengan baik

2.         Mudah menemukan kembali arsip yang dibutuhkan dengan cepat

3.         Menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam pencariannya

4.         Menghemat tempat penyimpanan arsip

5.         Menjaga Kerahasiaan arsip

6.         Menjaga kelestarian arsip

    7.        Menyelamatkan arsip yg berisi informasi penting baik bagi perusahaan, masyarakat/negar.

Untuk menyimpan arsip dapat dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan arsip yang sudah dikenal secara luas, terdapat lima jenis penyimpanan arsip, sistem penyimpanan arsip tersebut meliputi sistem abjad, sistem masalah, sistem nomor, sistem tanggal, dan sistem wilayah.